Самая нудная персональная страница в Интернете
Долой оформление. Только сок мозга

Андрей Мирошниченко

Андрей Мирошниченко. «КОММУНИКАЦИИ И ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ В ИННОВАЦИОННОЙ СФЕРЕ»

Учебное пособие для студентов и слушателей, изучающих специальности "Менеджмент" и "Управление инновациями". Под названием "Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство" эта книга вышла в издательстве "Книжный мир" в мае 2008.

ГЛАВА 9. НОРМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА


 
Здесь опубликованы выдержки из главы. Книга Андрея Мирошниченко "Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство" издана в мае 2008 года и ее можно купить в магазинах или в Интернет-магазинах, а также в самом Издательстве "Книжный мир".
Различные виды документов были известны человечеству с древнейших времен. Документы возникли вместе с письменностью – сначала как средство учета имущества и отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Собственно, первые письмена и были документами – бюрократическими записями, учетом имущества храмов и царей.
Первые русские письменные документы, сохранившиеся до наших дней, доказывают, что уже в Х веке на Руси существовали определенные правила написания официальных документов. В то время в основном фиксировались правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания). Также создаются документы, которые фиксировали конкретные частные правоотношения (закладные, заемные, отпускные грамоты и т. д.).
Первые деловые документы назывались грамотами. Главным образом это были акты правителей и письма, как официального, так и частного происхождения, на Руси 10 - 17 вв. Термин заимствован из Византии, где grammata обозначала послания, указы, письменные документы вообще. При Петре слово "грамота" в значении "деловой документ" перестало употребляться, так как Петр ввел западноевропейские принципы делопроизводства. Ныне термин "грамота" сохранился за некоторыми видами документов: верительные грамоты послов, похвальные грамоты, почётные грамоты.
Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых, повторяемых образцов обращений и концовок в текстах документов, то есть типовых форм часто употребляемых документов. Из них составлялись прообразы современных пособий по делопроизводству, так называемые формулярники.
Важнейшим этапом развития отечественного официально-делового письма стало приказное делопроизводство (от слова «приказ» - так назывались первые государственные учреждения) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного аппарата и системы государственного делопроизводства. В образцах официально-делового письма этого периода можно найти такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенный порядок расположения материала.
На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства во времена Петра I, который ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – «коллегий». Делопроизводственная деятельность официально закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.
В тот период официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и оборотов. Появились новые названия для документов: векселя, облигации, протоколы, инструкция и т. п. Тогда же появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало писать документы.
В начале XIX века зарождается новая система управления – министерская, которая просуществовала в России до начала ХХ века. Она отличалась от коллежской принципом единоначалия, который придавал системе управления гибкость и оперативность. В 1812 году в России было учреждено восемь министерств, которые обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Специальным указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей:
- введение с изложением дела;
- обоснование со ссылками на законодательство;
- соображения и заключения с выводами-распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.
С начала XX века документооборот был уже настолько разнообразным, что в секретариатах использовались 23 модели пишущих машин - для оформления офисной, производственной, бухгалтерско-деловой документации. С установлением Советской власти особо остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с заново создающимися государственными структурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. В 1926 году был создан Государственный институт техники управления, который в свою очередь организовал Комитет стандартизации. Задачей этого Комитета была разработка стандартов служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и т. п.
В 60-80 годах в СССР сохранялся интерес к проблемам стандартизации документооборота. Так, в 1988 году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления.
Но переход к рыночным отношениям, новые реалии деловой жизни потребовали пересмотра существовавших правил, создания новых жанров деловой корреспонденции. Многие новшества были восприняты из деловой практики западных стран. В то же время современный отечественный деловой обиход достаточно самобытен, так как наследует богатому опыту русской письменной деловой речи.
К деловой информации предъявляется ряд общих требований. Прежде всего, она должна быть достоверной, актуальной, однозначной и полной. В деловом общении документирование имеет особое значение. Устную договоренность можно легко опровергнуть, в то время как грамотно составленный, заверенный подписями и печатями договор приобретает совершенно другое значение – это юридически обоснованный документ.
Перечислим основные функции любого документа.
1) Информационная. Документ вне зависимости от его жанра создается прежде всего для хранения и передачи информации.
2) Коммуникативная. Важнейшее значение документа – выступать в качестве средства связи между отдельными частями общественной структуры (учреждениями, подразделениями, департаментами и т. п.)
3) Управленческая. Документ является действенным инструментом управления. Эта функция свойственна документам, специально создаваемым для целей управления (планы, отчеты, должностные инструкции и т. п.).
4) Правовая. Документ закрепляет правоотношения, возникающие между хозяйствующими субъектами или физическими лицами.
Документы можно классифицировать в соответствии с порядком их прохождения. Существуют документы, которые по системе управления идут снизу вверх (от работника к руководителю, от подведомственной организации – к вышестоящей). Самые распространенные виды подобных документов – заявления и служебные записки.
Другие документы идут сверху вниз – от руководства к подчиненным, от вышестоящей организации к нижестоящей. Наиболее распространенные жанры таких документов – приказ и распоряжение.
Наконец, существуют документы, которые используются для реализации юридических и информационных связей между равными партнерами, не подчиняющимися друг другу. Примеры такого документа – договор, деловое письмо.
Документы можно также разделить на служебные и деловые.
Служебные документы связаны с иерархическими взаимоотношениями должностных лиц внутри фирмы. Это служебные записки, заявления, распоряжения, приказы, объявления и т.п.
Деловые документы имеют отношение не к иерархии, а к бизнесу, которым занимается фирма....
 
 
<...Книга уже издана и ее можно купить в магазинах...>
 
 
Приказ – это основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу. Приказы следует оформлять на специальном бланке предприятия. Обязательные реквизиты приказа: название вида документа, его номер и дата, место издания, заголовок (по схеме «О чем документ?»), подпись, по необходимости – визы. Распорядительная часть приказа излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «Приказываю».
 
Пример приказа
 
ООО Информационное агентство «Интер-Медиа»
Москва, 123456, ул. Вавилова, д. 3
 
ПРИКАЗ
 
12.02.2004                                                                                                                 № 45
г. Москва
 
 
О создании рабочей группы по проекту «Музеи Москвы»
 
В связи с открытием финансирования инвесторами проекта «Музеи Москвы»
 
ПРИКАЗЫВАЮ:
 
1. Создать рабочую группу в составе Ковалева А.А., Петровой О.И., Иванова В.В. для осуществления оперативного управления проектом.
2. Назначить Петрову О.И. руководителем рабочей группы.
3. Срок начала деятельности рабочей группы – 14.02.2004.
 
Генеральный директор
Информационного агентства «Интер-Медиа»                                               Сидоров П.Н.
                                                                                              [Подпись]
 
 
 
Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ. Но оно касается отдельных, более частных вопросов, более узкого круга лиц.
Договор – безусловно, один из важнейших деловых документов любого предприятия. Договор фиксирует соглашение сторон о совместной деятельности (коммерческой или иного рода). Другими словами, договор – эта форма, в которой воплощаются все замыслы и расчеты коммерсантов. Грамотно составленный договор является гарантией успешного достижения преследуемых руководителем целей и задач, а также эффективной защиты его прав и интересов.
Определение договора содержится в ст. 420 Гражданского кодекса РФ. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
В Гражданском кодексе приводятся также основные юридические формы договоров (купли-продажи, аренды, поставки, комиссии и т. д.). Но несмотря на обилие разновидностей договоров, их структура, как правило, одна и та же. Любой договор состоит из вводной части (преамбулы), основной части (в которой описывается предмет договора, права и обязанности сторон); части, содержащей дополнительные условия договора, и заключительных положений. Договоры могут также содержать приложения (например, в виде соглашения о ценах).
Все договоры содержат следующие сведения:
- наименование документа («договор»)
- место и дата подписания договора
- наименование сторон;
- предмет соглашения;
- условия соглашения (сроки и условия поставок, перевозки, хранения, рекламы, выполнения услуг и т.п.);
- срок действия договора, начала и окончания работ;
- стоимость и порядок расчетов по договору;
- порядок сдачи и приемки работ;
- ответственность сторон;
- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
- юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
Текст договора подразделяется на разделы, а в соответствии с ними – на пункты и подпункты. Предприятия используют, как правило, типовые формы договоров, разработанные собственной юридической службой или адаптированные к требованиям предприятия. Существуют также специальные сборники шаблонов для составления договоров разного типа.
Глоссарий
Делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.
Документооборот - основная часть делопроизводства, включающая производство, оборот и учет деловых документов.
Служебная записка - внутренний служебный документ, адресованный руководству. В нем, как правило, рассматривается какой-либо вопрос, а в заключении приводятся выводы и предложения. По содержанию служебные записки бывают: докладные, аналитические, статистические, объяснительные и т.д.
Заявление - внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения вышестоящего должностного лица официальной позиции, официального мнения подчиненного должностного лица. Бывают разные типы заявлений: заявление-ходатайство, заявление-жалоба, заявление-констатация и т.п.
Приказ – основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу. Обычно приказ публикуется на бланке организации.
Распоряжение - распорядительный акт, издается руководителем предприятия в более частных случаях для решения оперативных вопросов деятельности предприятия.
Договор – юридический документ, фиксирующий соглашение сторон о совместной деятельности (коммерческой или иного рода), а также важнейшие обстоятельства и условия этого соглашения.
 
1. Что такое делопроизводство и документооборот? В чем их назначение?
2. Каковы их функции документов? Чем отличаются деловые и служебные документы?
3. Какие бывают служебные записки, в чем их назначение?
4. Какие бывают заявления, в чем их назначение?
5. Что такое приказы и распоряжения, чем они отличаются?
6. Что такое договор, каковы его основные характеристики, его назначение?
7. Каковы основные композиционные требования к деловым и служебным документам?
8. Какие типовые формулы речевого этикета применяются в служебной и деловой документации?
 
 
 
Здесь опубликованы выдержки из главы. Книга Андрея Мирошниченко "Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство" издана в мае 2008 года и ее можно купить в магазинах или в Интернет-магазинах, а также в самом Издательстве "Книжный мир".
 
 
 
 
 
 
 
 
© Kazhdy.ru
Можно отсюда брать все
Только, пожалуйста, делайте живую ссылку